Ein Unternehmen mit mehreren Standorten für KFZ Prüfung sowie KFZ Sachverständigenbüros und dezentraler Telefonielösung sollte zu einer einheitlichen Telefonie-Lösung überführt werden.

Umsetzungszeitraum:

März – Mai 2023

Geleistete Personentage:

6 PT

Ausgangsituation war eine dezentrale Telefonie-Lösung mit eigenen Rufnummernbereichen.
Der Kunde klagte über verschiedene Einschränkungen der aktuellen Lösung:

• Nur eingeschränkte Möglichkeiten bei z. B. Personalausfall die Anrufe auf andere Standorte zu verteilen
• Keine zentrale Ansicht der Verfügbarkeit der Mitarbeiter
• Kein zentrales Telefonbuch
• Mobiles Arbeiten nicht möglich, da Telefon standortgebunden
• Standortübergreifende Anruferweitergabe nicht möglich

Als Lösung stellten wir 3CX mit Tischtelefonen von Yealink, für die Werkstatt Gigaset DECT-Endgeräten sowie den 3CX Webclient (PWA) vor. Der Kunde nutzte in Teilen bereits Microsoft 365, sodass wir hier ebenfalls die Single Sign On-Fähigkeit von 3CX für Microsoft Entra vorstellten.

Für die Standorte sollten für die Geräte vor Ort Session Border Controller (SBC) von 3CX aufgestellt werden um eine einfache Bereitstellung sicherzustellen.

Alle Kosten von der 3CX-Lizenzen, Hardware-Komponenten (physikalische Telefone, SBC-PCs sowie Headsets) stellten wir mit einer Aufwandsabschätzung dem Kunden vor

Dank der einfachen Lizenzierung von 3CX sind die Softclients bereits enthalten und können als Browser-Erweiterung einfach durch den Benutzer installiert werden.

Der Kunde verfügte an keinem Standort eine redundante Internetanbindung, sodass wir das cloudbasierte Hosting empfahlen. Um die maximale Flexibilität der 3CX-Instanz zu behalten, wurde statt des Hostings bei Hersteller das Hosting bei Amazon Web Services süber Lightsail angeboten. Durch das Cloudhosting können die Mitarbeiter im Falle einer Standort-Störung auch problemlos an einem der anderen Standorte arbeiten oder über mobile Hotspots.

Für das Notrufmanagement wurden für die lokale Telefone unabhängig von der 3CX-Instanz die die lokalen DSL-Rufnummern als Quelle konfiguriert. Hierdurch wird sichergestellt, dass die entsprechende Rettungsleitstelle korrekt angesteuert wird und keine wertvolle Zeit bei einem Notfall verloren geht. Dem Kunden wurde aber zusätzlich empfohlen an jedem Standort ein Notfall-Mobiltelefon für den Fall einer Störung der Telefonie vorzuhalten.

Nach Analyse der bestehenden Telefonie-Verträge (Deutsche Telekom) wurde eine Portierung der Rufnummern bzw. Rufnummernblöcke zu einem anderen Anbieter empfohlen. Die Telefonieverträge sollen künftig unabhängig von den Internetanschlüssen behandelt werden, dass bietet dem Kunden in Zukunft die Möglichkeit bedenkenlos den Internetanbeiter zu wechseln, ohne sich Sorgen um die telefonische Erreichbarkeit seitens der Kunden machen zu müssen.

Im Rahmen der Vertragsanalyse wurden die bestehenden Einzelverträge beim bisherigen Anbieter zu einem Kunden erfasst und eine Vertragskonsolidierung für reine Internetanschlüsse mit entsprechenden Rabatten vorgestellt.

Nach der Beauftragung wurden die Amazon Lightsail-Instanz eingerichtet und die 3CX-Instanz grundkonfiguriert. Mit einer kostenlosen Teststellung des neuen Telefonie-Providers wurde die Grundkonfiguration vorgenommen.

Das bestehende Telefonbuch aus der größten Telefonanlage (Agfeo) wurde mittels eines von uns entwickelten Skripts in das 3CX Telefonbuch migriert. Das Recht der Pflege der Adressbucheinräge wurde an einzelne Anwender delegiert und diese ebenso in der Bedienung geschult.

Die Session Border Controller wurden installiert und die Yealink-Telefone entsprechend für diese vorkonfiguriert. Die Gigaset DECT-Telefone, welche von 3CX offiziell nicht unterstützt werden, wurden ebenfalls manuell auf die Session Border Controller vorkonfiguriert und im Rahmen des Proof of Concept die vom Kunden wichtigen Funktionen evaluiert.

Die Portierungen der Rufnummernblöcke und Rufnummern (MSN) zum neuen Anbieter wurden ausgelöst und Termine hierfür abgestimmt.

Die Endgeräte und SBCs wurden an den entsprechenden Standorten aufgestellt und die Mitarbeiter vor Ort in der Bedienung geschult.

Parallel wurden die Warteschlangen-Ansagen für die einzelnen Standorte vorbereitet und in die Anlage eingespielt, sowie das Logo des Unternehmens in die Screensaver-Konfiguration der Tischtelefone eingebettet.

Leider hatte zuerst der abgehende Provider Probleme bei der Übergabe und dann der annehmende Provider bei der Schaltung des Rufnummernblocks. Trotz halbstündlicher Hotline-Rückfragen, E-Mail-Anfragen über verschiedene Ansprechpartner und vorheriger schriftlicher Bestätigung beider Provider, dass alle Daten vorhanden wären und keine Probleme zu erwarten sind, ergab sich eine Störung der Telefonie von einem Werktag. Der alte Provider hatte ein anderes Datum für die Portierung im System notiert als es in den Anschreiben angegeben war und telefonisch vom Geschäftskundenservice bestätigt wurde.

Nach der dann erfolgten Portierung konnte der Kunde dann erfolgreich mit der Lösung arbeiten.

Von Seiten der Mitarbeiter gab es kaum Rückfragen, da diese untereinander gewonnenes Know-How schnell transferierten.